Особи, організації, установи та підприємства-бізнеси створюють та отримують різні документи у різноманітних форматах, які документують рішення, виконані дії, діяльність, події та транзакції. Ці документи слугують доказом таких рішень, діяльності, виконаних або не виконаних дій, або нагадуванням про те, що ще треба виконати. З часом ці документи, якщо вони збережені, забезпечують майбутнім поколінням уявлення про ту особу, організацію, установу чи бізнес. Воно буде настільки повним, наскільки інформація в цих документах записана і збережена. В процесі ведення справ ми часто прагнемо зберегти речі на майбутнє, але постає питання: з усього різноманіття створених документів, що варто зберігати?
У першу чергу, слід зберігати те, що документує прийняті рішення та вчинені дії. Наприклад:
- Порядки денні нарад і протоколи засідань управи, а також звіти, які представлені і обговорюються на засідання і є пов’язані з протоколами
- Порядки денні, протоколи і звіти Річних Загальних Зборів
- Вхідна і вихідна кореспонденція в різних форматах – паперовому або електронному
- Меморандуми, включно з копіями електронних листів, що містять деталі про діяльність організації, дискусії чи рішення
- Фінансові звіти, які підсумовують фінансові справи організації на регулярній основі (місячно, квартально чи річно)
- Річні звіти
Крім того, слід зберігати документи, які містять інформацію про мандат організації, а також установчі документи, документи про події. Наприклад:
- Статути, підзаконні акти та будь-які поправки, зміни чи додатки до них
- Контракти – з особами чи установами/організаціями
- Фотографії, які висвітлюють подію або проєкти. Щодо фотографій дуже важливо занотувати, хто фотографував, описати коротко подію – дату, що саме відбувається на фотографії, де і хто зображений на фотографії. Якщо ви записуєте цю інформацію на звороті, використовуйте олівець, оскільки чорнило від ручки з часом проникає через фото.
- Описи планування проєктів та особливих заходів включно з бюджетами
- Статті з часописів і газет – якщо ви зберігаєте витинки з газет, то краще зробити копію на безкислотному папері, інакше газетний папір дуже скоро знебарвиться і це негативно вплине на документи, які зберігаються поруч з цим документом.
- Інформаційні бюлетені
- Афіші чи інші реклами
- Прес-релізи
- Фільми і відео, які створені для організації чи про неї
Документи, які переважно не зберігаються, оскільки вони не мають довготривалої цінності:
- Квитанції та рахунки
- Фінансові книги (зазвичай фінансовий звіт містить необхідну інформацію в стислій формі)
- Бланки форм
- Тимчасові документи, наприклад, квитанції про доставку, чеки, копії документів на копіювальному папері, а також кореспонденція, що прямо не стосується діяльності організації, або не документує рішення та дії
- Друковані матеріяли або копії, які існують деінде, і які не були створені вашою організацією, наприклад, журнали, книги, газети, каталоги, грантові аплікаційні форми, тощо.
